AIC privacy statement

Onder ogen heeft u de privacyverklaring van AIC Groothandel BV KvK-nummer: 58260455 en AIC Verhuur BV KvK-nummer: 58265740   (hierna AIC BV), Industrieweg 19, 3846 BB Harderwijk. AIC BV is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

AIC BV heeft een medewerk(st)er aangesteld t.b.v. het implementeren en bewaken van alle zaken omtrent Gegevensbescherming. Deze medewerk(st)er houdt intern toezicht op de gegevensverwerking van AIC BV. Bij klachten of vragen kunt u contact opnemen met bovengenoemde medewerk(st)er. Dit kan telefonisch tel. 0341-413341 of per mail via info@aic.nl.

Deze verklaring bevat het algemene beleid van AIC BV ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens. Hierin wordt beschreven welke persoonsgegevens AIC BV van u verwerkt, hoe uw privacy gewaarborgd wordt en welke rechten u heeft. Als u wilt weten welke cookies AIC BV gebruikt, dan is dit te lezen in de cookieverklaring.

Deze verklaring heeft betrekking op gegevens van klanten en prospecten van AIC BV, gebruikers van de AIC BV bezorgservice, bezoekers van de AIC BV showroom te Harderwijk, bezoekers van de AIC BV website, leveranciers, sollicitanten en alle overige relaties van AIC BV.

Algemeen AIC privacy – beleid

• AIC BV respecteert de privacy van alle (potentiële) klanten, relaties en bezoekers van haar showroom, website www.aic.nl en het portal www.mijn.aic.nl.
• AIC stelt de veiligheid en vertrouwelijkheid van alle verzamelde persoonsgegevens voorop en gaat zorgvuldig met deze persoonsgegevens om.
• AIC deelt deze gegevens alleen met partijen welke inschakeld worden voor de levering van AIC diensten en met partijen waarmee gegevens gedeeld moeten worden op basis van een wettelijk verplichting.

Basis voor de verwerking van gegevens

AIC BV verwerkt gegevens vanwege het feit dat deze gegevens nodig zijn voor het aangaan of het uitvoeren van de overeenkomst met desbetreffende relatie, omdat AIC BV een wettelijke verplichting heeft, er toestemming verleend is of omdat AIC BV daar een gerechtvaardigd belang voor heeft.

Als AIC BV toestemming heeft gekregen om voor bepaalde doelen persoonsgegevens te verwerken, dan kan deze toestemming op ieder moment ingetrokken worden.

Redenen tot genereren, registreren en beheren van persoonsgegevens

AIC verwerkt persoonsgegevens omdat:

• Relaties gebruik maken of willen gaan maken van AIC BV diensten
• Relaties gegevens invullen of achterlaten in de vestigingen in Harderwijk of Ermelo of via andere gangbare kanalen, zoals e-mail, social media, de website of per telefoon
• Relaties de website van AIC BV bezoeken
• Relaties reeds een zakelijke relatie met AIC BV hebben
• Sollicitaties binnenkomen / plaatsvinden bij AIC BV

De meeste gegevens die AIC BV verzamelt worden door relaties zelf aangeleverd. Om welke gegevens dat gaat is afhankelijk van de specifieke levering / dienstverlening. In bepaalde gevallen worden de gegevens uit de AIC BV database gehaald, zodat onze relaties niet steeds opnieuw de benodigde gegevens hoeven aan te leveren.

Bij het aanmaken van een AIC BV account online, in de showroom of telefonisch, worden de gegevens van relaties / de ondernemingen door die relaties / ondernemingen  zelf aangeleverd. Veelal worden deze gegevens getoetst aan de databaseplatform van de Kamer van Koophandel (“KvK”) en/of andere dataplatformen en automatisch waar nodig aangevuld. Daarnaast komt het sporadisch voor dat AIC BV gegevens van de KvK of andere aanbieders van dataplatformen aankoopt voor de acquisitie van nieuwe klanten.

Tot slot verzamelt AIC BV ook persoonsgegevens via de cookies die AIC via de website  (laat) plaatsen. Dit laatste al dan niet na acceptatie van de genoemde cookies.

Waarom verzamelt AIC persoonsgegevens?

AIC verwerkt persoonsgegevens om de volgende redenen:

1. Communicatie doeleinden: AIC gebruikt contactgegevens om contact met relaties op te kunnen nemen als dat noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor de afwikkeling van garantie of  het terugroepen van producten. Daarnaast om relaties te informeren over de dienstverlening van AIC BV en om relaties op de hoogte te stellen van acties en aanbiedingen.
2. Acquisitie mogelijkheden: Om AIC BV onder de aandacht te brengen bij potentiële klanten.
3. Uitvoering van contracten: Als AIC BV klant of leverancier worden contactgegevens gebruikt en verwerkt ter voorbereiding, totstandkoming en uitvoering van de overeenkomst.
4. Uitvoering van kredietwaardigheidschecks: AIC toetst de kredietwaardigheid van klanten, leveranciers of andere relaties waar noodzakelijk geacht.
5. Uitvoering van sollicitatieprocedures: bij open sollicitaties en naar aanleiding van vacatures worden persoonsgegevens verzamelt.
6. Uit het oogpunt van wet- en regelgeving: AIC BV verwerkt persoonsgegevens indien AIC BV daartoe op grond van wet- en regelgeving verplicht is.
7. Uit beveiligingsoogpunt: om te waken over de eigendommen van AIC BV en om de veiligheid van AIC BV medewerkers en klanten te waarborgen zijn de vestigingen van AIC en de parkeerterreinen voorzien van camera’s. 
8. Optimalisatie van de gebruikerservaring van de AIC BV website, webshop en portal: om te beoordelen of de website, webshop en portal van AIC BV een optimale gebruikerservaring biedt.
9. Marketing analyse en onderzoek. We gebruiken de contactgegevens om relaties uit te nodigen om mee te doen aan onderzoeken, enquêtes en klantpanels. Daarnaast gebruikt AIC aankoopgegevens voor het maken van analyses. Ook gebruikt AIC de gegevens voor algemeen marktonderzoek.

Hoe en welke persoonsgegevens verzamelt AIC BV?

AIC BV verwerkt persoonsgegevens verzameld op diverse punten van de organisatie. Hieronder een opsomming van de punten waar persoonsgegevens verzameld worden.

I. Showroom / Contactformulier

• In de showroom van AIC BV kun je terecht voor al je vragen, opmerkingen en klachten over de dienstverlening van AIC BV en je aankopen. Er zullen ten behoeve van de benodigde dienstverlening bepaalde gegevens verstrekt moeten worden om u goed van dienst te kunnen zijn. Soms zal het nodig zijn om uw gegevens te delen met derden, bijvoorbeeld een reparateur of de leverancier in geval van garantie.
• De informatie die bij AIC BV binnenkomt, kan gebruikt worden voor onderzoeksdoeleinden om de diensten van AIC BV verder te kunnen verbeteren.
• Op de website van AIC BV kan contact opgenomen worden via een contactformulier. De gegevens gevraagd om in te vullen, zijn benodigd om met te kunnen communiceren en zo snel mogelijk goed van dienst te kunnen zijn.

II. Acquisitie van relaties

• AIC BV benaderd prospecten via mail of post om klant bij AIC BV te worden. AIC maakt hiervoor onder meer gebruik van aangekochte bestanden, gekocht bij derde partijen.

III. Folders, brochures en acties

• AIC BV informeert u graag over de aanbiedingen, producten en diensten van AIC BV. Hiervoor gebruikt AIC BV de verstrekte contactgegevens. Mocht u geen e-mails, brochures, folders of acties van AIC BV meer willen ontvangen dan kun u zich afmelden direct onder aan de mailings of via info@aic.nl of de folder per “retour afzender” terug sturen.
• Om de dienstverlening van AIC BV te verbeteren voert AIC BV statistische analyses uit op de verstuurde digitale folders. Er wordt geregistreerd of de folder geopend is, waar precies op geklikt is en of het versturen van een folder heeft bijgedragen aan het bedrijfsresultaat. Lees hierover meer in de cookieverklaring.

IV. Aanvragen en aanmaken AIC BV account

• Om aankopen bij AIC BV te kunnen doen is het aanmaken / aanvragen van een AIC BV account noodzakelijk. Het account staat op naam van het bedrijf maar is daarnaast ook persoonsgebonden. Daarbij worden de volgende gegevens gevraagd:

1. Het KvK-nummer van de onderneming
2. (Bedrijfs)Naam
3. Adresgegevens van de onderneming
4. Telefoonnummer(s)
5. E-mailadres
6. Vestigingsadres van de onderneming
7. Factuuradres van de onderneming
8. Naam, geslacht (voor de aanhef), adres, telefoonnummer en e-mailadres van de contactpersoon in de onderneming

• Overige gegevens zijn optioneel en worden verstrekt op vrijwillige basis. Deze gegevens zijn niet nodig om klant te kunnen worden.
• Tijdens het aanvragen van een account, wordt ook automatisch aangemeld voor onder andere de nieuwsbrief en actie mailings. Als AIC BV  uw toestemming hiervoor nodig heeft, zal daar om gevraagd worden.
• AIC BV registreert alle aankopen welke relaties bij AIC BV doen. Dit houdt in dat bijgehouden wordt welke producten gekocht worden, de aantallen, op welk moment (datum/tijd), hoe (showroom / online / telefonisch), de aankoopbedragen, de verkregen kortingen en de wijze van betalen (“aankoopgegevens”).
• AIC BV gebruikt de aankoopgegevens voor het maken van de aankoopfactuur en/of om de bestellingen te leveren.

V. Mijn.aic.nl

• Als AIC BV klant kan een mijn.aic.nl account aangemaakt worden. Bij het aanmaken van een mijn.aic.nl account worden klantgegevens welke eerder aan AIC BV verstrekt zijn zoals (bedrijfs)naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en KvK-gegevens automatisch ingevuld en opgeslagen. Deze kunnen op elk gewenst moment ingezien en aangepast worden. In mijn.aic.nl zijn bestel- en leveroverzichten, facturen, garanties etc. allen zichtbaar.

VI. AIC BV bezorgservice

• AIC BV klanten kunnen (online) aankopen laten bezorgen. AIC BV gebruikt hiervoor de gegevens die in de AIC BV klantendatabase staan of andere gegevens welke door de klant vertrekt zijn. Behalve voor de bezorging, worden de gegevens gebruikt om met de klant te kunnen communiceren over de bestellingen. 

VII. Product Terugroep acties

• Het zou kunnen voorkomen dat er onverhoopt iets mis is met een product dat bij AIC BV gekocht is. AIC BV gebruikt de verstrekte aankoopgegevens en klantgegevens om te zien of en wanneer het betreffende product aangekocht is en om vervolgens contact op te nemen. In uitzonderlijke situaties, wanneer gezondheid, welzijn of veiligheid in gevaar zijn en relaties zo snel mogelijk hiervan op de hoogte moet worden gesteld, kan AIC BV besluiten de gegevens te delen met de leverancier of andere derden om de noodzakelijke acties te kunnen ondernemen. In dat geval zal AIC BV altijd met deze derden overeen komen dat de gegevens alleen gebruikt mogen worden voor de  terug roep  actie en daarna verwijderd moeten worden.

VIII. Inkoop / leveranciers

• AIC BV verwerkt persoonsgegevens van leveranciers die nodig zijn voor de inkoop van producten en de uitvoering van het overeenkomsten met de leveranciers. De gegevens die AIC BV van haar leveranciers verwerkt, zijn de namen en contactgegevens van de contactpersonen en overige gegevens indien dit in een specifiek geval nodig is.

IX. Sollicitaties

• Bij sollicitatie (open dan wel gericht op vacature) bij AIC BV, worden de verstrekte gegevens verwerkt. Dit zijn onder meer:

1. Naam en adresgegevens
2. E-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens
3. Geboortegegevens/leeftijd
4. Geslacht
5. Curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring
6. Gegevens m.b.t. gevolgde / afgeronde trainingen en opleidingen en/of assessments
7. Gegevens m.b.t. beschikbaarheid;
8. Overige gegevens welke van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften, nationaliteit en werkvergunning
9. Overige door de sollicitant aangeleverde gegevens

• Deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor de ontvangers van deze informatie en de personen die bij de selectieprocedure en gesprekken betrokken zijn. AIC BV gebruikt deze gegevens uitsluitend ten behoeve van en gedurende het sollicitatieproces.

X. Cameratoezicht

• AIC BV beveiligt ter bescherming van de werknemers, klanten en eigendommen de vestigingen met camera’s. Deze camera’s zijn duidelijk zichtbaar geplaatst en bij betreding van één van de vestigingen worden relaties op de aanwezigheid van cameratoezicht geattendeerd.

XI. Winacties

• AIC BV organiseert bij tijd en wijle winacties in samenwerking met haar leveranciers. Op deze winacties zijn meestal specifieke voorwaarden van toepassing. Door mee te doen aan een actie, wordt akkoord gegaan met die voorwaarden. In de voorwaarden staat welke gegevens AIC BV verwerkt en of de gegevens gedeeld worden met de betreffende leverancier.

Hoe lang worden persoonsgegevens behouden?

AIC BV bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld. Wat houdt dat concreet in?

Soort gegevens	Bewaartermijn en reden
Klantgegevens	Persoonsgegevens worden bewaard zolang relatie klant is bij AIC BV. Als de klantrelatie beëindigt wordt, bewaart AIC BV de gegevens maximaal een jaar met uitzondering van die gegevens waarvoor een wettelijke verplichting bestaat. Dit geldt bijvoorbeeld voor facturen.
Leverancier gegevens	Persoonsgegevens worden bewaard zolang er een zakelijke relatie bestaat of zolang betreffende persoon de contactpersoon voor AIC BV is voor de leverancier en zo lang als AIC BV daartoe verplicht is op grond van de wet.
Gegevens van sollicitanten	De gegevens van een sollicitant worden tot maximaal een maand na afronding van een sollicitatieprocedure bewaard, tenzij toestemming wordt gegeven dat deze langer bewaard mogen worden. Dan worden de gegevens uiterlijk na 1 jaar verwijderd.
Camerabeelden	Camerabeelden worden maximaal 28 dagen bewaard, tenzij er een gegronde reden is om de beelden langer te bewaren (bijvoorbeeld een politieonderzoek). Dan worden de beelden bewaard zolang als noodzakelijk.

AIC beveiligt de gegevens

AIC BV beveiligt de gegevens om te voorkomen dat deze verloren gaan of in de verkeerde handen vallen. Beveiligen geschied onder meer middels:

• AIC BV beveiligt de AIC website met een TLS-certificaat. Hiermee wordt vertrouwelijke informatie, bijvoorbeeld die wordt verstrekt via een contactformulier, versleuteld verzonden;
• De AIC software is geüpdatet en er wordt gebruik gemaakt van een firewall;
• Toegang tot elektronische systemen is beveiligd met een wachtwoord en als extern toegang wordt gegeven, wordt gebruik gemaakt van two-factor authentication;
• Alleen bevoegde personeelsleden/derden hebben toegang tot verstrekte persoonsgegevens;
• Het delen van persoonsgegevens met derden geschiedt via een beveiligde verbinding; en,
• AIC BV sluit (verwerkers)overeenkomsten af met derden die in opdracht van AIC BV persoonsgegevens verwerken waardoor privacy wordt gewaarborgd.

Delen van gegevens met derden

Alle gegevens die AIC BV verwerkt, worden gedeeld met bedrijven die voor AIC BV diensten verlenen, zoals bijvoorbeeld op financieel en administratief terrein. Daarnaast kunnen de gegevens gedeeld worden met door AIC BV ingeschakelde derden zoals drukkerijen, e-mail- en postverwerkers. AIC BV deelt deze gegevens uitsluitend om te kunnen voldoen aan de contractuele verplichtingen of ten behoeve van direct marketingdoeleinden.

Wanneer AIC BV gegevens met derden delen, legt AIC BV die derden de verplichting op om genoemde persoonsgegevens goed te beschermen.

AIC BV verkoopt persoonsgegevens niet aan derden. Verder deelt AIC BV gegevens alleen aan andere dan de hierboven genoemde partijen als AIC BV daartoe wettelijk verplicht is.

Rechten omtrent persoonsgegevens

Eenieder heeft het recht zijn eigen persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft eenieder het recht om diens toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van eigen persoonsgegevens door AIC BV. Tevens bestaat in sommige gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat bij AIC BV een verzoek ingediend kan worden om de persoonsgegevens waarover AIC BV beschikt in een computerbestand naar de aanvrager of een ander, door aanvrager genoemde organisatie, te sturen.

Een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van de persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van toestemming of bezwaar op de verwerking van persoonsgegevens sturen naar info@aic.nl.  

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is ingediend, vraagt AIC BV u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. In deze kopie pasfoto, MRZ (machine readable zone, dit zijn de twee of drie regels onderaan het voorblad van het paspoort of aan de achterkant van een ID-kaart), ID-nummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart maken. Dit ter bescherming van de privacy. AIC BV beoordeelt of gehoor gegeven moet worden aan het verzoek en reageert hier zo snel mogelijk op.

Bij klachten over de gegevensverwerking van AIC BV, dan verzoeken wij u dit zo snel mogelijk bij AIC BV te melden. Uiteraard hopen we hier samen uit te komen. Daarnaast bestaat de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij bezoek aan de website van AIC BV wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone.

Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee de website optimaliseren. De cookies die AIC BV gebruikt zijn in het onderstaande overzicht te vinden.

Functionele cookies

Naam	Aanbieder	Doel	Vervaltermijn
PHPSESSID	AIC	Zorgt ervoor dat onze website correct functioneert. We houden onder andere bij welke producten u in uw winkelmandje stopt en of u bent ingelogd.	Einde sessie

Analytische cookies

Naam	Aanbieder	Doel	Vervaltermijn
_ga	Google	Registreert een uniek ID die wordt gebruikt om statistische gegevens te genereren over hoe de bezoeker de website gebruikt.	2 jaar
_gid	Google	Registreert een uniek ID die wordt gebruikt om statistische gegevens te genereren over hoe de bezoeker de website gebruikt.	1 dag
_hjid	Hotjar	Stelt een unieke ID in voor de sessie. Hierdoor kan de website voor statistische doeleinden gegevens over bezoekersgedrag verkrijgen.	1 jaar

Marketing cookies

Naam	Aanbieder	Doel	Vervaltermijn
IDE	Doubleclick	Gebruikt door Google DoubleClick om de acties van de websitegebruiker te registreren en te rapporteren na het bekijken of klikken op een van de advertenties van de adverteerder met het doel de effectiviteit van een advertentie te meten en om gerichte advertenties aan de gebruiker te presenteren.	1 jaar
NID	Google	Registreert een uniek ID die het apparaat van een terugkerende gebruiker identificeert. Het ID wordt gebruikt voor gerichte advertenties.	6 maanden
acalltracker, acalltrackersession	Adcalls	Deze cookies worden gebruikt om te achterhalen of er telefonisch contact wordt opgenomen n.a.v. online gedrag	Maximaal 1 maand
_gcl_au	Google	Gebruikt door Google AdSense om te experimenteren met de efficiëntie van advertenties op websites die hun services gebruiken.	3 maanden
_hjIncludedInSample	Hotjar	Bepaalt of de navigatie van de gebruiker moet worden geregistreerd in een bepaalde tijdelijke statistische aanduiding.	Einde sessie

Cookies verwijderen

U kunt u afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Wijzigingen m.b.t. privacy – beleid van AIC BV

Regels rondom de bescherming van persoonsgegevens en de diensten van AIC BV kunnen veranderen. AIC BV behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. De meest actuele privacyverklaring staat te allen tijde op www.aic.nl.